PROFILE / RESEARCH / PROCESS

Marc
Sommer

Prozesse · Organisation · Betriebsabläufe

Der Prozess ist das, was tatsächlich passiert.

Marc hat lange genug in Organisationen gearbeitet, um zu wissen, dass zwischen einem Ablaufdiagramm und einem Dienstagmorgen ein beträchtlicher Unterschied liegen kann. Er interessiert sich für genau diesen Unterschied.

AbläufeSchnittstellenVerantwortungInformationsflussAutomatisierung

„Zeig mir nicht den Prozess. Zeig mir, wie ihr es macht.“

EXPERIENCE

Marc hat Prozesse nicht in Workshops kennengelernt.

Er musste mit ihnen arbeiten. Und er war verantwortlich, wenn Übergaben nicht funktionierten, Informationen fehlten, Zuständigkeiten kollidierten oder ein neues System zwar technisch lief, der Betrieb aber trotzdem nicht.

frühe Jahre

Zentrale Dienste · Poststelle & Materialversorgung

Der erste Prozess war ziemlich wörtlich.

Post kam rein, musste geöffnet, sortiert, registriert und im Haus verteilt werden. Dazu Büromaterial, interne Bestellungen, Kurierwege und die Frage, warum manche Unterlagen drei Tage brauchten und andere zehn Minuten.

Marc begann als Sachbearbeiter und übernahm später die Koordination eines kleinen Teams. Hier lernte er etwas, das geblieben ist: Organisation versteckt sich oft in Übergaben.

HauspostRegistraturMaterialversorgungTeamkoordination

danach

Auftragssteuerung · technischer Großhandel

Ein Auftrag ist nie nur ein Auftrag.

Ein gutes Dutzend Mitarbeitende steuerten mehrere hundert Vorgänge pro Woche zwischen Vertrieb, Einkauf, Lager, Technik und Rechnungswesen. Marc leitete das Team und war Ansprechpartner, wenn Ware fehlte, Termine kippten oder niemand mehr wusste, an welcher Stelle ein Vorgang gerade hing.

Er baute Übergaben neu auf, führte klare Eskalationswege ein und lernte dabei, dass Geschwindigkeit selten dadurch entsteht, dass Menschen schneller arbeiten. Meistens müssen sie weniger suchen, warten und nachfragen.

TeamleitungAuftragsdurchlaufEskalationenSchnittstellen

mehr Verantwortung

Serviceorganisation · Einsatz- & Ressourcensteuerung

Umbauen, während es weiterläuft.

Später verantwortete Marc die Einsatzsteuerung eines technischen Servicebereichs: mehrere regionale Teams, Terminplanung, Ersatzteile, Kundenrückmeldungen und die tägliche Aufgabe, aus begrenzten Ressourcen einen funktionierenden Betrieb zu machen.

Neue Abläufe mussten eingeführt werden, ohne den laufenden Service anzuhalten. Das war der Punkt, an dem aus Prozessverständnis Prozessarchitektur wurde: Was muss stabil bleiben, was darf sich bewegen und in welcher Reihenfolge?

EinsatzplanungRessourcenServicekoordinationRegionalteams

Digitalisierung

Organisation & Systeme · unternehmensweite Prozessentwicklung

Software kann sehr viel. Auch Chaos beschleunigen.

Marc übernahm Verantwortung für Organisations- und Digitalisierungsprojekte: Warenwirtschaft, Auftragsworkflows, digitale Freigaben, Dokumentenmanagement und die Harmonisierung von Abläufen über mehrere Standorte.

Er hat Systemeinführungen begleitet, Fachbereiche zusammengebracht und Rollouts auch einmal gebremst, wenn die Realität noch nicht zum Modell passte. Seine wichtigste Erkenntnis aus dieser Zeit: Digitalisierung ersetzt keine Entscheidung darüber, wie man arbeiten will.

SystemeinführungenProzessdesignStandorteVeränderung im laufenden Betrieb

heute

IDEACTORY · Prozessperspektive

Genug gesehen, um neugierig zu bleiben.

Heute bringt Marc diese Erfahrung in Themen ein, bei denen Menschen, Abläufe und Technik zusammenpassen müssen. Er kommt nicht mit einer Lieblingsmethode. Er schaut sich an, was tatsächlich passiert, baut daraus ein Modell und entscheidet dann mit dem Team, was sinnvoll verändert wird.

Manches wird automatisiert. Manches vereinfacht. Manches neu organisiert. Und manches darf einfach bleiben, wie es ist.

AnalyseProzessarchitekturAutomatisierungUmsetzung

MARC NOTICES

Die kleinen Hinweise sind meistens nicht klein.

Marc sucht selten zuerst nach dem großen Fehler. Er achtet auf die Stellen, an denen Organisationen anfangen, zusätzliche Arbeit zu produzieren, damit ihre eigentlichen Abläufe weiter funktionieren.

Die Excel-Datei, die offiziell niemand braucht.

Und die trotzdem jeden Morgen als Erstes geöffnet wird.

Eine Person, die „einfach alles weiß“.

Praktisch. Bis sie Urlaub hat.

Die Mail mit dem Betreff „Zur Info“.

Ein erstaunlich zuverlässiger Hinweis auf ungeklärte Verantwortung.

Das wöchentliche Meeting, das einen fehlenden Prozess ersetzt.

Alle kommen. Niemand weiß genau, warum.

Der Freigabeschritt, dessen Ursprung keiner mehr kennt.

Aber ohne den sich niemand traut weiterzumachen.

WORKING MODE

Erst die Wirklichkeit. Dann das Modell.

Marc beginnt selten mit der Frage, wie ein Prozess aussehen sollte. Er lässt ihn sich zeigen. Wer bekommt was von wem? Woher weiß die Person, dass sie dran ist? Was passiert, wenn jemand fehlt? Wo werden Informationen ein zweites Mal eingetragen? Und warum existiert diese eine Liste, die angeblich niemand mehr braucht?

IN PROJECT

Aus Beobachtung wird Architektur.

Marc zerlegt den tatsächlichen Ablauf so weit, bis Abhängigkeiten, Entscheidungen und Reibung sichtbar werden. Danach lässt sich entscheiden, was vereinfacht, automatisiert, neu zugeordnet, abgesichert oder schlicht in Ruhe gelassen wird.

Er macht aus Wirklichkeit ein Modell. Nicht umgekehrt.

NO THEATER

Veränderung ist kein Selbstzweck.

Marc standardisiert nicht, nur weil Standardisierung ordentlich aussieht. Er automatisiert nicht, weil ein Tool da ist. Und er baut keine neue Prozesslandschaft, wenn drei klare Entscheidungen reichen.

Der Maßstab ist ziemlich unspektakulär: Die Arbeit soll hinterher besser funktionieren als vorher.

SEEN BEFORE

Eine Geschichte, die hängen geblieben ist.

Kein „Case“. Eher einer dieser Momente, in denen Erfahrung entsteht.

Systemeinführung

Der Rollout war fertig. Der Prozess nicht.

Bei einer Einführung war technisch alles bereit. Tests grün, Schulungen gelaufen, Termin gesetzt. In einem operativen Bereich zeigte ein Mitarbeiter Marc kurz vor dem Start einen handschriftlichen Zettel, mit dem das Team seit Jahren eine Lücke zwischen zwei Systemschritten überbrückte.

Der Zettel war nicht das Problem. Er war die Dokumentation eines Problems, das im neuen Ablauf einfach mit digitalisiert worden wäre.

Rollout an dieser Stelle gebremst
Übergabe mit den Mitarbeitenden neu modelliert
Systemworkflow angepasst
danach erst live gegangen

Was Marc daraus mitgenommen hat

Menschen umgehen Systeme meistens aus einem Grund.

Improvisation wird in Organisationen gerne als Fehler betrachtet. Marc behandelt sie zunächst als Information. Wenn jemand jeden Tag denselben Umweg baut, lohnt es sich zu verstehen, was er damit löst.

„Bevor ich einen Workaround abschaffe, will ich wissen, welche Arbeit er heimlich erledigt.“

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OFF DUTY

Marc repariert Dinge.

Auch dann, wenn Wegwerfen schneller wäre. Nicht aus Nostalgie. Er will wissen, warum sie nicht mehr funktionieren.

Das hat ihm schon früh regelmäßig zerlegte Geräte, übrig gebliebene Schrauben und Diskussionen darüber eingebracht, ob man wirklich alles öffnen muss. Heute weiß er meistens vorher, welche Schrauben übrig bleiben dürfen.

Seine Familie behauptet außerdem, Marc könne an keinem schlecht organisierten Wartebereich vorbeigehen, ohne ihn im Kopf neu zu planen. Marc bestreitet das nicht.